Vertragsunterlagen, Rechnungen, Quittungen, Belege … Über die Monate und Jahre sammelt sich allerlei Papierkram an. Ist es wirklich nötig, alles aufzubewahren? Für Privatpersonen gibt es – im Gegensatz zu selbstständig Tätigen und Gewerbetreibenden – kaum gesetzliche Vorschriften. Bestimmte Unterlagen sollte man jedoch eine Zeit lang aufheben.

Rechnungen von Handwerkern oder anderen Dienstleistern müssen zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Das gilt sowohl für Mieter als auch für Hausbesitzer. Da im Streitfall Verjährungsfristen eine große Rolle spielen und diese in der Regel bei drei Jahren liegen, ist es ratsam, Rechnungen ebenfalls so lange aufzuheben. Kassenbelege sollten Sie 28 Monate lang archivieren. Denn so lange greift die Gewährleistungspflicht. Dies gilt ebenso für Garantien – es sei denn, der Hersteller hat die Garantiezeit verlängert. Dann sollte der Garantieschein entsprechend länger aufgehoben werden.

Für Privatpersonen gelten keine bestimmten Aufbewahrungspflichten, die einzuhalten sind. Allerdings kann das Finanzamt Belege anfordern. Zum Beispiel Quittungen für Büromaterial, den Kassenbon aus der Apotheke oder Spendenbescheinigungen. Heben Sie am besten Belege für die Dinge, die Sie bei der Steuer einreichen, bis zum Erhalt des Steuerbescheids auf. Wenn der Steuerbescheid einen Vorläufigkeitsvermerk trägt oder unter Vorbehalt verschickt wurde, sollten Sie die Belege weiterhin archivieren. Das Gleiche gilt, wenn Sie selbst Einspruch gegen den Bescheid einlegen wollen.

Die Unterlagen zu den einzelnen Versicherungen sollten Sie so lange aufbewahren, wie das Vertragsverhältnis besteht. Papiere von nicht mehr bestehenden Verträgen können entsorgt werden. Eine Ausnahme bilden private Rentenversicherungen – Dokumente hierfür sollten grundsätzlich lebenslang behalten werden.

Rentenexperten raten dazu, alles abzuheften und aufzuheben, was die eigene Rente betrifft. Das umfasst alle Unterlagen, die dazu dienen, Ihren Ausbildungs- und Berufsweg möglichst lückenlos zu belegen. Dazu zählen Arbeitsverträge, Sozialversicherungsunterlagen und Gehaltsabrechnungen, aber zum Beispiel auch Nachweise zur Berufsausbildung, zum Studium und über den Bezug von Sozialleistungen. Diese Informationen sind auch bei der gesetzlichen Rentenversicherung gespeichert. Falls dort jedoch ein Fehler passiert, können Sie Ihre Ansprüche mit den eigenen Unterlagen belegen und so geltend machen.

Mit Kontoauszügen können Sie Ihre Zahlungen nachweisen, zum Beispiel für Handwerker, Strom und Miete. Auch wenn Sie nicht verpflichtet sind, Kontoauszüge aufzuheben, empfehlen Banken, dies dennoch zu tun. Vier Jahre werden dabei als ausreichend angesehen. Der gleiche Zeitraum gilt für Depotauszüge. Eine Ausnahme gilt für alle, deren positive Einkünfte 500.000 Euro im Jahr übersteigen. Sie müssen Konto- und Depotauszüge sechs Jahre lang aufbewahren.

Übrigens: Viele Anbieter archivieren die Unterlagen für Sie. Mit einer elektronischen Postbox zum Beispiel erhalten Sie alle Dokumente – von der Korrespondenz über Quartalsauszüge bis zu den Jahresunterlagen – bequem online übermittelt. Das schont die Umwelt, und Sie brauchen sich nicht um die Aufbewahrung zu kümmern.

Einige Dokumente sind so wichtig, dass man sie sein Leben lang aufbewahren sollte. Dazu zählen die Geburts- und Heiratsurkunde, Sterbeurkunden von Familienangehörigen, Ausweis und Reisepass sowie Abschlusszeugnisse – und wie bereits erwähnt: die Unterlagen für die gesetzliche und die private Rentenversicherung.

Der ursprüngliche Beitrag vom 20. März 2019 wurde am 16. März 2022 aktualisiert.