Effizient im Job
Mittwoch, 12.08.2020

Effizient im Job

Sieben Tipps zum produktiven und stressfreien Arbeiten.

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Wir alle kennen das – es gibt Arbeitstage, an denen schaffen wir nur halb so viel wie sonst. Aber woran liegt das eigentlich? Lesen Sie, wie man mit wenigen Veränderungen am Arbeitsplatz eine große Wirkung erzielen kann.

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Gutes Arbeitsumfeld schaffen

Herrscht im Büro eine angenehme Atmosphäre, lässt sich nicht nur entspannter, sondern auch effizienter arbeiten. Das gelingt beispielsweise mit Grünpflanzen, Blickfängen an den Wänden, Ruhezonen sowie einem aufgeräumten Schreibtisch. Verschwindet das Durcheinander auf dem Schreibtisch, verschwindet es auch im Kopf. Auch das Licht ist wichtig für die Produktivität. Am besten arbeitet es sich bei Tageslicht. Wer keinen Platz am Fenster hat, kann mit Tageslichtlampen Abhilfe schaffen.

Produktive Stunden nutzen

Wann laufen Sie zur Hochform auf? Frühmorgens? Dann gehören Sie zu den Morgenmenschen, den sogenannten Lerchen. Oder sind Sie eher eine Eule, deren Leistungsfähigkeit erst so richtig am Nachmittag beginnt und bis weit in den Abend hineinreicht? Wer seinen Biorhythmus kennt und den Arbeitsalltag daran anpasst, kann Leistung, Kreativität und Produktivität verbessern. In der Regel sollte man jedoch den Morgen nutzen. Denn zwischen 8 und 11 Uhr sind die meisten Menschen am produktivsten, zur Mittagszeit sinkt die Leistungsfähigkeit gegen 13 Uhr auf den Tiefpunkt, bis sie zur dritten Hochphase gegen 16 Uhr wieder ansteigt. Übrigens: Laut einer Studie des britischen Anbieters für Büroräume Workthere ist der produktivste Tag der Dienstag zwischen 10 und 11 Uhr morgens. Dahinter folgen der Montag und der Mittwoch.

Struktur schaffen

Schnell einen Kaffee zum Mitnehmen, rein in die Bahn, ran an den Computer – sich hektisch in den Tag zu stürzen verbraucht Zeit und Energie. Routinen hingegen schaffen Sicherheit, verhindern Chaos und geben dem Tag Struktur. Das reduziert Stress und lässt organisierter arbeiten. Also am Morgen möglichst in Ruhe starten, erst mal ankommen, sich einrichten, Gedanken ordnen, die To-do-Liste aktualisieren und priorisieren – und dann erst am PC loslegen. Struktur im Arbeitsprozess schaffen auch regelmäßige Pausen. Ebenso wie ein Ritual zum Feierabend den Arbeitstag abrundet: etwa sich einige Minuten für das Tagesfazit zu gönnen oder die Aufgaben für den nächsten Tag zu planen und danach seinen Schreibtisch aufzuräumen.

Prioritäten setzen

Schluck die Kröte, oder „Eat that frog“ lautet ein Prinzip aus dem Zeitmanagement. Es besagt: Beginnen Sie mit der schwierigsten oder unangenehmsten Aufgabe des Tages. Denn Dinge vor sich herzuschieben erzeugt nur Stress, weil sie einem ständig im Nacken sitzen und den Kopf für andere Aufgaben blockieren. Zudem ist die Konzentration morgens am höchsten und auch die Ablenkung noch nicht so stark wie im Verlauf des restlichen Tages. Danach die anstehenden Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit schrittweise abarbeiten. Was bedeutet: eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen und sie jeweils auch zu Ende zu führen. E-Mails, administrative Arbeiten oder regelmäßig wiederkehrende Aufgaben lassen sich am Stück abarbeiten.

Nicht alles zugleich

Telefonieren und gleichzeitig E-Mails beantworten, an zwei Aufträgen parallel arbeiten – und damit Zeit sparen? Längst ist bewiesen, dass das menschliche Gehirn nicht für Multitasking ausgelegt ist. Wer zwischen mehreren Aufgaben hin- und herspringt, sich immer wieder in E-Mails oder Telefonate flüchtet, arbeitet langsamer. Der Grund: Mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen geht mit Unterbrechungen einher, wobei sich das Gehirn jedes Mal neu orientieren muss, sobald sich die Aufgabe ändert. Außerdem bringen wir unser Gehirn dazu, sich immer schneller ablenken zu lassen. So verkürzen wir stetig unsere eigene Aufmerksamkeitsspanne. Effektiver ist Monotasking, also nur eine einzige Aufgabe zu erledigen, diese aber mit voller Konzentration und Aufmerksamkeit.

Störfaktoren ausschalten

Ständig klingelt das Telefon, hier möchte jemand etwas wissen, dort wird mit lauter Stimme telefoniert – in solch einer Atmosphäre fällt es schwer, sich zu konzentrieren. Deswegen bei schwierigen und komplexen Arbeiten ruhige Plätze aufsuchen und wenn möglich das Gespräch mit Kollegen höflich vertagen: Können wir das später besprechen? Ebenso: auch mal Arbeiten abgeben, die nicht in den eigenen Aufgabenbereich fallen und wenn möglich öfters mal Nein sagen. Denn nimmt man immer alle Aufgaben an, die an einen herangetragen werden, lenkt man sich von seiner eigentlichen Arbeit ab und verfällt zudem in Stress.

Energie tanken

Sie können nicht den ganzen Tag wie ein Uhrwerk funktionieren, deshalb gönnen Sie sich auch mal eine Auszeit, einen Blick aus dem Fenster, etwas frische Luft. Körper und Geist müssen sich regelmäßig erholen, um wieder neue Energie freisetzen zu können. Aus der Schlafforschung weiß man: Das menschliche Gehirn funktioniert am effizientesten, wenn es in Intervallen von 90 Minuten arbeitet und danach pausieren kann. Es ist deshalb deutlich effektiver, zwischendurch die Arbeit ruhen zu lassen und dann mit neuen Kräften weiterzumachen. Ausreichend Schlaf – für Erwachsene im Allgemeinen mindestens sieben Stunden – und eine gesunde Ernährung tun ihr Übriges, um möglichst produktiv und konzentriert arbeiten zu können.

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