Frühjahrsputz für Ihre Finanzen
Mittwoch, 20.03.2019

Frühjahrsputz für Ihre Finanzen

Nehmen Sie Ihren Aktenschrank unter die Lupe. Wir sagen Ihnen, was weggeworfen werden kann – und was Sie aufheben sollten.

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Vertragsunterlagen, Rechnungen, Quittungen, Belege … Über die Monate und Jahre sammelt sich allerlei Papierkram an. Ist es wirklich nötig, alles aufzuheben? Für Privatpersonen gibt es – im Gegensatz zu selbstständig Tätigen und Gewerbetreibenden – kaum gesetzliche Vorschriften. Bestimmte Unterlagen sollte man jedoch eine Zeitlang aufheben.

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Rechnungen

Rechnungen von Handwerkern oder anderen Dienstleistern müssen zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Das gilt sowohl für Mieter als auch für Hausbesitzer. Da im Streitfall Verjährungsfristen eine große Rolle spielen und diese in der Regel bei drei Jahren liegen, ist es ratsam, die Rechnungen ebenfalls so lange aufzuheben. Kassenbelege sollten Sie zwei Jahre lang archivieren. Denn so lange greift die Gewährleistungspflicht. Dies gilt ebenso für Garantien – es sei denn, der Hersteller hat die Garantiezeit verlängert. Dann sollte der Garantieschein entsprechend länger aufgehoben werden.

Steuerunterlagen

Für Privatpersonen gelten keine bestimmten Aufbewahrungspflichten, die einzuhalten sind. Allerdings kann das Finanzamt Belege anfordern, zum Beispiel Quittungen für Büromaterial, den Kassenbon aus der Apotheke oder Spendenbescheinigungen. Heben Sie am besten Belege für die Dinge, die Sie bei der Steuer einreichen, bis zum Erhalt des Steuerbescheids auf.

Wenn der Steuerbescheid einen Vorläufigkeitsvermerk trägt oder unter Vorbehalt verschickt wurde, sollten Sie die Belege weiterhin archivieren. Das Gleiche gilt, wenn Sie selbst Einspruch gegen den Bescheid einlegen wollen.

Versicherungen

Die Unterlagen zu den einzelnen Versicherungen sollten Sie so lange, wie das Vertragsverhältnis besteht, aufbewahren. Versicherungsunterlagen von nicht mehr bestehenden Verträgen können entsorgt werden. Eine Ausnahme bilden private Rentenversicherungen – Dokumente hierfür sollten grundsätzlich lebenslang aufbewahrt werden.

Gesetzliche Rente

Rentenexperten raten dazu, alles abzuheften und aufzuheben, was die eigene Rente betrifft. Das umfasst alle Unterlagen, die dazu dienen, Ihren Ausbildungs- und Berufsweg möglichst lückenlos zu belegen. Dazu zählen Arbeitsverträge, Sozialversicherungsunterlagen und Gehaltsabrechnungen, aber zum Beispiel auch Nachweise zur Berufsausbildung, zum Studium und über den Bezug von Sozialleistungen. Die Informationen sind zwar auch bei der gesetzlichen Rentenversicherung gespeichert, falls dort jedoch ein Fehler passiert, können Sie Ihre Ansprüche mit den eigenen Unterlagen belegen und so geltend machen.

Konto- und Depotauszüge

Mit Kontoauszügen können Sie Ihre Zahlungen nachweisen, zum Beispiel für Handwerker, Strom und Miete. Auch wenn Sie nicht verpflichtet sind, Kontoauszüge aufzuheben, empfehlen Banken, dies dennoch zu tun. Ein Zeitraum von drei bis vier Jahren wird dabei als ausreichend angesehen. Der gleiche Zeitraum gilt für Depotauszüge. Eine Ausnahme gibt es für alle, bei denen die Summe der positiven Einkünfte über 500.000 Euro im Jahr liegt. Sie müssen Konto- und Depotauszüge sechs Jahre lang archivieren.

Übrigens: Viele Anbieter archivieren die Unterlagen für uns. Das geht auch bei der Geldanlage. Mit einer elektronischen Postbox zum Beispiel erhalten Sie alle Dokumente – von der Korrespondenz über Quartalsauszüge bis zu den Jahresunterlagen – bequem online übermittelt. Das schont die Umwelt, und Sie brauchen sich nicht um die Aufbewahrung zu kümmern.

Unterlagen fürs Leben

Einige Dokumente sind so wichtig, dass man sie sein Leben lang aufbewahren sollte. Dazu zählen die Geburts- und Heiratsurkunde, Sterbeurkunden von Familienangehörigen, Ausweis und Reisepass sowie Abschlusszeugnisse – und wie bereits erwähnt die Unterlagen für die gesetzliche und die private Rentenversicherung.

Tipp zur Aufbewahrung

Sortieren Sie die Unterlagen in verschiedene Bereiche (Versicherungen, Steuer, Rente etc.). Im Ordner werden die Bereiche dann mit Trennblättern unterteilt. Dokumente, die Sie nur für einen bestimmten Zeitraum aufheben, mit einem ablösbaren Klebezettel versehen und darauf vermerken, wann sie entsorgt werden können. Für die Unterlagen, die lebenslang aufbewahrt werden, idealerweise einen separaten Ordner anlegen.

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